Utrecht Holdings is een kleine organisatie. Het Knowledge Transfer Office (KTO) van de Universiteit Utrecht en het Universitair Medisch Centrum Utrecht bestaat uit medewerkers met zeer uiteenlopende functies en takenpakketten⁠.

Ons team bestaat uit 16 mensen en is zeer divers⁠. Voor het beheren van de diverse agenda’s, het aanbrengen van meer structuur in de organisatie en het verzorgen van presentaties  zijn wij op zoek naar een executive Assistant.

In deze rol werk je samen met het Utrecht Holdings team, maar ook met verschillende mensen en teams bij de UU en UMCU⁠. Je legt verantwoording af aan de directeur Holdings⁠.

 Wat ga je doen?

• Organisatie: Het administratief en organisatorisch voorbereiden en begeleiden van afspraken en vergaderingen van het bestuur of andere bijeenkomsten. Complex agenda beheer is hier een belangrijk onderdeel. Het opstellen van presentaties.
• Informatie en beheer: Het adequaat en tijdig aanleveren van informatie ten behoeve van leidinggevende(n), de afdeling of anderen. Bewaken en actief beïnvloeden/bijsturen van de procesmatige en procedurele voortgang van de besluitvorming en de implementatie van genomen besluiten.
• Structuur aanbrengen: Je neemt initiatief in het aanbrengen van structuur. Je adviseert en geeft via het opzetten van projecten zelf richting aan verbeteringen voor o.a. informatie beheer, hospitality en procedures in (administratieve) systemen.
• Hospitality service: Optreden als eerste aanspreekpunt voor medewerkers en externen, ontvangen en begeleiden van gasten en nieuwe medewerkers, verwijzen naar de juiste personen.

Wat kenmerkt jou?

• Je neemt graag initiatief: Je bent proactief, en op zoek naar continue verbetering.
• Je bent open en toegankelijk⁠ en communicatief sterk⁠.
• Je hebt affiniteit met de academische omgeving en werkprocessen⁠.
• Je bent een teamspeler én zelfstandig⁠.
• Je bent constructief kritisch en oplossingsgericht, je bent een bouwer⁠.
• Je bent organisatiesensitief: je bent je bewust van de belangen binnen een organisatie en schakelt snel met mensen op verschillende niveaus⁠.

Wat breng je mee?

• Je hebt een hbo- werk- en denkniveau en 5 jaar relevante werkervaring.
• Je hebt een goede beheersing van systemen: Microsoft Office (Excel, Word), Google drive (Google Mail en kalender) en online vergadertools.
• Je schakelt snel met mensen op verschillende niveaus⁠.
• Je beheerst de Nederlandse en Engelse taal uitstekend – C2 niveau.

Wat bieden wij?

Wij bieden een tijdelijk dienstverband (0,6 – 0,8 fte) voor de duur van een jaar met – bij goed functioneren – uitzicht op een dienstverband voor onbepaalde tijd. Het salaris bedraagt – afhankelijk van opleiding en ervaring – minimaal € 3.377,- en maximaal € 4.640, – (schaal 9 van de cao Nederlandse Universiteiten, profiel,  secretaris 2) bruto per maand, bij een fulltime dienstverband. Je ontvangt daarnaast 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%.

Verder heeft de Universiteit Utrecht een aantrekkelijk pakket arbeidsvoorwaarden, waaronder keuze voor een goede balans tussen werk en privé (onder andere een goede verlofregeling), ontwikkelmogelijkheden, sport en een uitstekende pensioenregeling. Kijk voor meer informatie op werken bij de Universiteit Utrecht.

Meer informatie

Voor meer informatie over de inhoud van de functie kun je contact opnemen met Gertine van der Vliet, directeur Utrecht Holdings, via email: gertine.vandervliet@utrechtholdings.nl of telefonisch: 085 0876369

Jouw CV met motivatiebrief ontvangen we graag uiterlijk woensdag 13 september per mail en kun je sturen naar secretariaat@utrechtholdings.nl. De selectiegesprekken staan gepland voor 18  en 20 september.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature tekst wordt niet op prijs gesteld.